- здійснення прийому, реєстрації та розподілу кореспонденції, що надійшла до суду, здійснення реєстрації вхідної та вихідної кореспонденції, своєчасна передача  вхідної кореспонденції за належністю;

- здійснює керівництво діяльністю та роботою відділу, несе персональну відповідальність за виконання завдань, покладених на цей відділ;

- забезпечує підготовку та проведення прийому громадян головою суду і його заступниками та керівником апарату, особисто  бере участь у прийомі та попередньому розгляді скарг;

- здійснює контроль за прийомом, реєстрацією та розподілом вхідної кореспонденції, забезпечує своєчасну та належну відправку кореспонденції суду;

- забезпечує організацію діловодства, надає відповідну методичну допомогу та здійснює контроль за додержанням встановлених правил ведення діловодства у роботі з документами;

- здійснює контроль за виконанням документів, забезпечує організацію контролю за виконанням документів та перевірка якості виконання, відстеження руху й фіксація фактичного виконання вхідних, вихідних і внутрішніх документів, що мають важливе значення, узагальнює відомості результатів виконання та доведення цих відомостей до керівництва;

- забезпечує порядок ведення архівної справи в суді, формування, проведення експертизи цінності, підготовку і передавання судових справ та документації, що створилася в процесі управлінської діяльності суду, та архіву суду, забезпеченні збереження документів архівного фонду суду, їх передавання на зберігання до державних архівних установ, а також у їх відборі для знищення;

- забезпечує  та організовує роботу із захисту державної таємниці відповідно до чинного законодавства;

- контролює зберігання та правильність використання печатки та штампів суду;

- забезпечує зберігання не процесуальної документації суду, та її передачу на державне зберігання;

- забезпечує контроль за станом ведення діловодства, дотриманням вимог Інструкції, складанням, оформленням, проходженням, зберіганням документів у відділі;

- забезпечує контроль за оформленням документів суду відповідно до Національного стандарту України «Вимоги до оформлення документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Держспоживстандарту України від 07.04.2003 № 55;

- забезпечує створення номенклатури справ, оформлення та ведення номенклатурних справ суду відповідно до вимог Інструкції;

- організовує роботу і забезпечує контроль за своєчасним виконанням працівниками структурного підрозділу доручень, наказів і розпоряджень голови суду, його заступників, керівника апарату суду та його заступника, інформує їх про результати виконаної роботи;

- розподіляє поточні обов’язки між підпорядкованими працівниками, в разі службової необхідності здійснює перерозподіл обов’язків між ними;

– розробляє плани роботи відділу, вносить пропозиції з цього приводу керівництву, формує положення про відділ, за дорученням керівника апарату забезпечує підготовку проектів розпорядчих документів з основної діяльності;

- забезпечує планування роботи відділу та ефективне виконання покладених на відділ завдань;

– контролює дотримання працівниками відділу законодавчих і нормативних актів, наказів голови суду та керівника апарату суду з питань, віднесених до компетенції відділу;

- забезпечує систематичне підвищення кваліфікації працівників відділу, контролює стан трудової та виконавської дисципліни у відділі, надає пропозиції керівникові апарату суду щодо призначення, звільнення з посад, переведення працівників відділу, своєчасного заміщення вакансій, заохочення працівників або накладення дисциплінарних стягнень;

- звітує та готує довідки про роботу відділу, бере участь в аналітичній роботі з питань організації діловодства в суді та розгляді звернень громадян;

Адреса для електронного листування: dilovod@koa.court.gov.ua

  Заступник начальника відділу діловодства та обліку звернень громадян

( канцелярія)  (1 посада)

Смірнова Ірина Валеріївна

- забезпечує організацію діловодства та обліку звернень громадян в апеляційному суді;

- забезпечує облік та проходження документів у встановлені строки, звітує перед начальником відділу про роботу з документами та їх виконання, у разі необхідності готує пропозиції начальнику відділу щодо вдосконалення роботи з документами;

- проводить консультації та роз’яснення громадянам, які виявили бажання звернутись до суду про порядок вирішення їх питань;

- забезпечує інформаційно-довідкове обслуговування громадян в телефонному режимі;

- здійснює підготовку проектів письмових відповідей на звернення громадян, юридичних осіб на отриманні письмові звернення, електронні звернення та інформаційні запити;

- забезпечує роботу експедиції суду та здійснює контроль за своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, судової документації та іншої кореспонденції суду, веде контроль за обліком вихідної кореспонденції,що передається до поштового відділення;

- приймає, контролює та забезпечує реєстрацію вихідної кореспонденції суду, здійснює перевірку правильності зазначених реквізитів під час прийому від виконавців вихідних листів;

- контролює порядок підготовки, якість оброблення та надсилання вихідної кореспонденції суду, готує списки згрупованих рекомендованих відправлень  для розсилання, контролює виявлення, усунення і попередження недоліків у роботі з питань щодо неналежної, своєчасної відправки вихідної поштової кореспонденції апеляційного суду ;

 Порядок призначення на посаду:

 Заступник начальника відділу призначається на посаду наказом керівника апарату суду за результатами конкурсного відбору або стажування (п. 4 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», ст. 4 Закону України « Про державну службу»).

 Вимоги до посади:

 На посаду заступника начальника відділу призначається особа, яка має  повна вища освіта за спеціальністю “Правознавство”, “Правоохоронна діяльність”, з освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра, стаж роботи за фахом на державній службі в судових органах України не менше 2 років, чи стаж роботи за фахом на державній службі не менше 2 років, або стаж роботи за фахом в інших сферах не менше 3 років.

( канцелярія) по роботі з реєстром судових рішень

(1 посада) 

- організовує впровадження в роботі суду комп’ютерних технологій, ведення Єдиного державного реєстру судових рішень, здійснення відповідного моніторингу;

- контролює надходження судових рішень до автоматизованої системи документообігу апеляційного суду КП «ДЗС» та своєчасну відправку до інформаційно-технічного адміністратора Реєстру;

- веде звітність про надходження судових рішень до інформаційно-технічного адміністратора Реєстру;

- формує та надає комплекту необхідних документів суддів до АЦСК з метою отримання послуг ЕЦП;

- надає методичну допомогу працівникам суду у користуванні відкритими офіційними державними базами даних України;

- організовує навчання користувачів КП «ДЗС» щодо відправки судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень, забезпечує доступ користувачів до внутрішніх інформаційних ресурсів;

- подає заявки на блокування посилених сертифікатів у разі необхідності;

- відповідає за забезпечення застосування електронних цифрових підписів в суді;

- контролює та відповідає за надсилання електронних копій судових рішень адміністраторові Реєстру, що ухвалювались суддями апеляційного суду, які на момент настання необхідності надсилання до Реєстру електронної копії судового рішення втратили можливість їх підписання власним електронним цифровим підписом (звільнення з посади, припинення повноважень судді, хвороба, відпустка, тощо);

- звітує щомісячно секретарям судових палат щодо кількості ненаправлених вчасно електронних рішень суддями до ЄДРСР;

Порядок призначення на посаду:

 Головний спеціаліст призначається наказом керівника апарату суду за результатами конкурсного відбору або стажування (п. 4 ст. 149 Закону України «Про судоустрій і статус суддів», ст. 4 Закону України   «Про державну службу»).

 Вимоги до посади:

 На посаду головного спеціаліста призначається особа, яка має повну вищу освіту за спеціальністю “Правознавство” або “Правоохоронна діяльність” з освітньо-кваліфікаційним рівнем спеціаліста або магістра, стаж  роботи за фахом на державній службі в органах судової влади не менше 2 років, або стаж роботи за фахом в інших сферах не менше 3 років.

Головний спеціаліст  відділу діловодства та обліку звернень громадян  

( канцелярія) (2 посади)

- забезпечує щоденне приймання протягом робочого часу направлених до апеляційного суду судових справ (матеріалів кримінального провадження, цивільних справ, справ про адміністративне правопорушення, справи щодо перегляду ухвал слідчих суддів, подання щодо направлення кримінальних справ з одного суду до іншого) перевіряння наявності всіх зазначених додатків, здійснення огляду стану справ, належності оформлення та формування справ, у разі виявлення недоліків оформлення справ складає відповідні акти;

- забезпечує щоденне відправлення до районних суддів протягом робочого часу розглянутих апеляційним судом судових справ (матеріалів кримінального провадження, цивільних справ, справ про адміністративне правопорушення, справи щодо перегляду ухвал слідчих суддів, подання щодо направлення кримінальних справ з одного суду до іншого);

- забезпечує порядок реєстрації в електронних картках процесуальних документів і судових справ;

- забезпечує своєчасну передачу судових справ та апеляційних скарг начальникам відділів організаційного забезпечення розгляду цивільних і кримінальних справ суду під підпис;

- аналізує стан діловодства у відділі в межах компетенції та вносить пропозиції щодо його вдосконалення;

Тел. (044) 278-05-45

Консультант  відділу діловодства та обліку звернень громадян  

( канцелярія) (4 посади)

- здійснює приймання та первинне опрацювання вхідних документів, що надійшли до суду, попередній розгляд і розподіл документів, реєстрацію документів, інформаційно-довідкову роботу за документами;

- забезпечує організацію проходження документів, опрацювання вхідної поштової кореспонденції, організаційно-розпорядчих документів суду, внутрішніх документів суду;

- здійснює своєчасну передачу під підпис зареєстрованих документів, на розгляд керівництву, суддям та до структурних підрозділів для виконання ;

- здійснює прийняття рекомендованої, спеціальної та цінної кореспонденції, телеграм, забезпечує реєстрацію офіційного листування електронною поштою;

- забезпечує належну організацію роботи з документами суду, здійснення аналізу, опрацювання та правильність їх оформлення;

- здійснює своєчасну передачу контрольних документів, не процесуальних документів виконавцям під підпис та здійснення контролю за їх виконанням;

- готує щомісячно звіти про надходження вхідної кореспонденції;

- роздруковує щомісячно та щоденно журнали реєстрації вхідної кореспонденції  кількість;

- готує інформаційні довідки про обсяг документообігу, кількість та характер кореспонденції;

- аналізує стан діловодства в межах компетенції та вносить пропозиції щодо його вдосконалення;

- здійснює належне приймання від структурних підрозділів та окремих виконавців вихідну кореспонденцію та інші відправлення;

- здійснює, реєстрацію, розподіл та опрацювання вихідної поштової кореспонденції;

- контролює наявність усіх необхідних реквізитів, додатків до вихідних документів ;

- забезпечення належної організації роботи з документами суду здійснення аналізу, опрацювання та правильність їх оформлення;

- забезпечує використання механізму поштових реєстрів в автоматизованому режимі, відповідно до КП «Д-3» при відправці документів суду ;

- забезпечує відповідність паперових копій документів в конвертах з Штрих Кодом та реєстрів відправки цих конвертів;

- відповідає за пакування документів, перевіряє правильність оформлення документів, фальцювання документів і вкладання їх у конверти, заклеювання конвертів, складання списків-реєстрів на рекомендовану та цінну кореспонденцію;

- формує записи реєстру поштових відправлень кореспонденції, вкладає документи в конверти відповідно до номера реєстру, перевіряє стопки конвертів, передає до відділення зв’язку;

- здійснює зберігання та видачу дисків для фіксування судового процесу;

- створює архівні копії, виготовляє з архівних даних робочі копії та копії на вимогу учасників процесу;

- забезпечує ознайомлення учасників судового розгляду із звукозаписами судових засідань;

- забезпечує ведення обліку створення архівних копій звукозапису відповідно до заяв учасників процесу в електронному вигляді;

- забезпечує та здійснює копіювально-розмножувальні роботи в суді за оформленими замовленнями;

- здійснює облік замовлень на копіювально-розмножувальні роботи та видачі замовлених копій документів;

- запобігає несанкціонованому доступу до носіїв звукозапису та переданих на копіювання документів.

- здійснює ведення державного обліку документів НАФ України та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила) до Державного архіву Київської області;

- здійснює проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Апеляційного суду Київської області (далі - ЕК АС) проектів описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описівсправ з особового складу та актів про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ України;

- здійснює контроль за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах суду;

- бере участь у здійсненні заходів з підвищення кваліфікації працівників відділу.

- організовує роботу експедиції суду та здійснює контроль за додержанням працівниками суду вимог щодо ведення діловодства;

- здійснює своєчасну та належну доставку за призначенням судових справ, листів, запитів, повісток, відправлення телеграм та іншої судової документації та кореспонденції суду;

- забезпечує заходи щодо збереження судових справ та інших документів, які підлягають доставці адресату;

- забезпечує підготовку вихідних документів до відправлення, сортує кореспонденцію за видами поштових відправлень, перевіряє написання адрес на конвертах, здійснює фальцювання документів і вкладання їх у конверти, заклеює конверти, визначає вартість відправлення, звіряє реєстри рекомендованої та цінної кореспонденції та передає до відділення зв’язку.

 Порядок призначення на посаду:

 Завідувач експедиції є службовцем, призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника апарату суду з дотриманням вимог трудового законодавства.

 Вимоги до посади:

 На посаду завідувача експедиції призначається особа, яка має юридичну освіту за освітньо-кваліфікаційним рівнем молодшого спеціаліста, бакалавра, спеціаліста або студента не нижче 3 курсу, вільно володіє державною мовою, без вимог до стажу роботи.